1인 기업으로 사업을 시작하면 생각보다 많은 일을 혼자 처리해야 합니다.
제품을 만들고 판매하는 일부터 거래처 관리, 주문 확인, 매입처 관리, 세금계산서와 증빙자료 정리, 매출 확인까지 사업과 관련된 대부분의 업무를 대표자가 직접 챙기게 됩니다.
처음에는 거래가 많지 않기 때문에 통장이나 카드 내역만 확인해도 관리할 수 있습니다.
하지만 거래처가 하나둘 늘어나고 매입과 매출이 반복되기 시작하면 이야기가 달라집니다.
“이번 달에 매출이 얼마나 발생했지?”
“올해 매입은 총 얼마지?”
“특정 거래처와 거래한 금액은 얼마였지?”
“매출에서 매입을 제외하면 어느 정도 남았지?”
이런 내용을 확인하려고 할 때마다 통장 내역과 거래명세서, 세금계산서를 하나씩 찾아보는 것은 생각보다 번거로운 일입니다.
그래서 1인 기업이나 소규모 사업자가 엑셀 하나로 매입과 매출을 직접 기록하고 관리할 수 있는 매입매출원장을 만들어 보았습니다.
이번 글에서는 실제로 공유하는 QCLAB 매입매출원장 Ver.1.08의 구성과 사용 방법을 소개합니다.
QCLAB 매입매출원장 Ver.1.08
이번에 공유하는 파일은 단순히 날짜와 금액만 적는 일반적인 엑셀 양식이 아닙니다.
거래내역을 입력하고 업체 정보를 관리하면, 별도의 현황 시트에서 매입과 매출을 확인할 수 있도록 구성했습니다.
파일은 크게 다음 3개의 시트로 구성되어 있습니다.
- 매입매출현황
- 거래내역
- 업체리스트
실제 사용은 어렵지 않습니다.
기본적으로 업체리스트를 등록하고 → 거래내역을 입력하고 → 매입매출현황에서 전체적인 흐름을 확인하는 방식입니다.
1. 매입매출현황
가장 먼저 확인할 수 있는 시트입니다.
여기에서는 입력된 거래내역을 바탕으로 매출과 매입을 집계해서 확인할 수 있도록 구성했습니다.
상단에서는 선택한 연도의
- 총매출
- 총매입
- 수익
을 확인할 수 있습니다.
또한 월별 매입·매출 현황을 확인할 수 있어 사업의 전체적인 흐름을 파악하는 데 활용할 수 있습니다.
예를 들어 한 해 동안 매출이 어느 정도 발생했고 매입은 어느 정도 발생했는지, 특정 월에 매출이나 매입이 집중되었는지 등을 확인할 수 있습니다.
특히 거래내역을 직접 합산해서 다시 계산하는 방식이 아니라 거래내역 시트에 기록된 데이터를 기준으로 현황이 연결되도록 수식을 구성했습니다.
따라서 거래내역을 제대로 입력해 두면 현황을 확인할 때 별도로 금액을 계산할 필요가 없습니다.
2. 거래내역
실제로 가장 많이 사용하는 시트입니다.
거래가 발생하면 이곳에 입력하면 됩니다.
현재 구성된 주요 항목은 다음과 같습니다.
- 거래일자
- 구분
- 업체명
- 상품명
- 단위
- 수량
- 단가
- 공급가액
- 세액
여기서 구분을 통해 매입과 매출을 구분합니다.
예를 들어 제품을 구매했다면 매입으로, 제품이나 서비스를 판매했다면 매출로 기록하는 방식입니다.
수량과 단가를 입력하면 공급가액은 자동으로 계산되도록 수식을 적용했습니다.
공급가액을 기준으로 세액도 자동 계산되도록 구성되어 있기 때문에 매 거래마다 계산기를 사용해 금액을 계산할 필요를 줄였습니다.
예를 들어
제품 10개를 개당 5,000원에 판매했다면
수량 → 10
단가 → 5,000원
으로 입력합니다.
그러면 공급가액은 자동으로 50,000원이 계산되고, 세액 역시 입력된 공급가액을 기준으로 계산됩니다.
이처럼 거래가 발생할 때마다 한 줄씩 기록해 나가면 됩니다.
3. 업체리스트
사업을 하다 보면 거래처가 계속 늘어납니다.
처음에는 몇 개 되지 않지만 거래처가 많아지면 업체명뿐만 아니라 사업자번호, 대표자, 주소, 연락처, 종목, 담당자 등의 정보를 따로 관리해야 하는 경우가 생깁니다.
그래서 업체 정보를 별도로 기록할 수 있도록 업체리스트 시트를 구성했습니다.
기본적으로 다음과 같은 정보를 관리할 수 있습니다.
- 업체명
- 사업자번호
- 대표
- 주소
- 연락처
- 종목
- 담당자
거래처 정보를 한곳에 정리해 두면 나중에 거래처를 다시 확인할 때도 편리합니다.
1인 기업을 기준으로 만든 이유
처음부터 대규모 기업용 회계 프로그램을 만들려고 한 것이 아닙니다.
오히려 반대입니다.
사업을 처음 시작하거나 직원 없이 혼자 사업을 운영하는 경우에는 지나치게 복잡한 프로그램보다 현재 발생하는 거래를 빠르게 기록하고 전체적인 숫자를 확인할 수 있는 관리 도구가 더 필요하다고 생각했습니다.
그래서 엑셀을 선택했습니다.
엑셀은 별도의 프로그램을 새로 배울 필요가 없고, 필요한 경우 사용자가 직접 항목을 추가하거나 수정할 수도 있습니다.
사업 규모가 아직 크지 않은 1인 기업이라면 이런 방식으로 시작해 보는 것도 괜찮다고 생각합니다.
이런 분들에게 추천합니다
이번 매입매출원장은 특히 다음과 같은 분들이 활용하기 좋습니다.
- 1인 기업을 운영하는 분
- 개인사업자
- 소규모 사업자
- 온라인 쇼핑몰 운영자
- 제품을 직접 판매하는 사업자
- 굿즈 제작·판매 사업자
- 판촉물 사업자
- 제조·유통업을 시작한 사업자
- 매입과 매출을 엑셀로 관리하고 싶은 분
- 복잡한 회계 프로그램보다 간단한 관리 파일을 원하는 분
특히 아직 거래 규모가 크지 않고 대표자가 직접 사업의 매입과 매출을 관리하고 있다면 활용하기 좋은 형태로 만들었습니다.
사용 방법은 간단합니다
처음 사용할 때는 업체리스트에 거래처 정보를 등록합니다.
그다음 실제 거래가 발생하면 거래내역 시트에 내용을 입력합니다.
거래일자와 매입·매출 구분, 업체명, 상품명, 수량, 단가 등을 입력하면 공급가액과 세액이 계산됩니다.
그리고 매입매출현황 시트에서 전체적인 매입·매출 현황을 확인하면 됩니다.
즉,
업체 등록 → 거래내역 입력 → 매입·매출 현황 확인
이 기본적인 사용 흐름입니다.
이 파일은 회계 프로그램이 아닙니다
한 가지 중요한 부분은 꼭 말씀드리고 싶습니다.
이 파일은 사업자의 매입·매출 거래내역을 관리하기 위한 엑셀 파일입니다.
세무 신고를 자동으로 처리하거나 세무사의 회계·세무 업무를 대신하는 프로그램은 아닙니다.
따라서 부가가치세 신고, 종합소득세 신고 등 실제 세무 신고를 할 때에는 세금계산서, 카드전표, 현금영수증 등의 증빙자료와 함께 확인해야 합니다.
사업 규모가 커지거나 거래가 복잡해지는 경우에는 세무사 등 전문가의 도움을 받는 것을 권장합니다.
또한 본 파일의 계산 방식이나 항목이 모든 사업자의 회계·세무 처리 기준에 맞는 것은 아니므로, 실제 세무 처리는 본인의 사업 형태와 세법 기준에 맞게 확인하시기 바랍니다.
QCLAB 매입매출원장 Ver.1.08 무료 공유
이번에 공유하는 파일은 QCLAB 매입매출원장 Ver.1.08입니다.
직접 사업을 운영하면서 매입과 매출을 관리하기 위해 만든 파일을 다른 1인 기업과 소규모 사업자분들도 사용할 수 있도록 공유합니다.
필요한 부분은 각자의 사업 형태에 맞게 수정해서 사용하셔도 됩니다.
파일명은 다음과 같습니다.
QCLAB_매입매출원장_ver1.08.xlsm
확장자가 .xlsm인 파일이므로 일반적인 .xlsx 파일과 달리 매크로 사용이 가능한 Excel 통합 문서 형식입니다.
파일을 처음 열었을 때 Excel에서 보안 또는 콘텐츠 사용과 관련된 안내가 나타날 수 있습니다.
파일의 기능과 사용 환경에 따라 Excel에서 안내하는 내용을 확인한 후 사용하시기 바랍니다.
버전은 계속 개선할 예정입니다
이번에 공유하는 파일이 완성된 최종 버전이라고 생각하지는 않습니다.
실제로 사용하다 보면 불편한 부분이 생길 수 있고, 필요한 기능도 추가될 수 있습니다.
그래서 현재 버전을 Ver.1.08로 구분했습니다.
사용하면서 개선이 필요한 부분이나 오류를 발견한다면 의견을 남겨주시면 향후 버전을 개선하는 데 참고하겠습니다.
혼자 사업을 운영하면서 매입과 매출을 관리하는 분들에게 조금이라도 도움이 되는 파일이 되었으면 합니다.
거창한 회계 시스템이 아니라,
“오늘 발생한 거래를 기록하고, 지금까지 사업이 어떻게 흘러가고 있는지 확인하는 것.”
그 정도부터 시작해도 충분하다고 생각합니다.
필요하신 분들은 파일을 다운로드해서 직접 사용해 보시기 바랍니다.
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